Es gibt ein Sprichwort: "Der Schuster hat die schlechtesten Schuhe." Im Laufe der Jahre in der Softwarebranche habe ich unzählige Male gesehen, wie wahr das ist. Während wir großartige Systeme für andere Unternehmen bauten, führten wir unser eigenes Geschäft immer noch mit Excel-Tabellen und Haftnotizen. Bis eines Tages etwas Peinliches passierte.
Der peinliche Anfang
Letztes Jahr erhielten wir eine E-Mail von einem potenziellen Kunden. Er hatte unser Kontaktformular ausgefüllt und bat um Informationen über Automatisierungslösungen. Zwischen dem Ausfüllen des Formulars und unserem Sehen waren volle drei Tage vergangen. Drei Tage. Als Automatisierungsunternehmen.
Noch schlimmer
In diesem Moment mussten wir in den Spiegel schauen. Als Unternehmen, das die Geschäftsprozesse anderer automatisiert, waren unsere eigenen Prozesse völlig unorganisiert:
- Kundenanfragen gingen im Posteingang verloren
- Angebote wurden jedes Mal von Grund auf neu geschrieben
- Manchmal vergaßen wir, Projekt-Updates an Kunden zu senden
Erster Schritt: Unsere eigene Medizin trinken
Wir trafen unsere Entscheidung. Wir würden die Lösungen, die wir unseren Kunden anbieten, zuerst an uns selbst testen. Wir würden sie besser verstehen, und diese peinliche Situation würde nie wieder passieren.
Der Grund, warum wir n8n gewählt haben, war einfach: Es ist Open Source, flexibel und wir konnten es auf unseren eigenen Servern betreiben. Zu wissen, wo unsere Kundendaten liegen, war uns wichtig.
Um ehrlich zu sein
Erste Automatisierung: Kontaktformular
Unser erstes Projekt schien einfach: Eine automatische Benachrichtigung erhalten, wenn jemand das Kontaktformular ausfüllt, und den Lead in einer Tabelle speichern.
Theoretisch eine 30-Minuten-Aufgabe. In der Praxis? Wir kämpften drei Tage lang.
- Zuerst haben wir den Webhook falsch eingerichtet
- Dann waren türkische Zeichen in Slack-Benachrichtigungen verstümmelt
- Dann funktionierte die Google Sheets-Verbindung aus irgendeinem Grund nur nachts
Jedes Problem, das wir lösten, offenbarte ein neues. Gerade als wir sagen wollten "das wird nicht funktionieren", begann am Ende des dritten Tages alles zu funktionieren.
Das Gefühl in diesem Moment war unbeschreiblich. Eine Slack-Benachrichtigung erschien auf meinem Telefon: "Neuer Lead: Herr Mehmet möchte Automatisierung für seinen E-Commerce-Shop." Gleichzeitig, als ich Google Sheets öffnete, war der Eintrag da. Die automatische Antwort-E-Mail war bereits gesendet worden.
Angebote und Rechnungen: Minuten statt Stunden
Unser zweites Projekt war der Angebotserstellungsprozess. Früher schrieben wir jedes Angebot von Grund auf neu. Selbst das einfachste Angebot dauerte 45 Minuten.
Jetzt funktioniert der Prozess so: Wir geben grundlegende Informationen in die Kundenkarte in Notion ein. Mit einem Knopfdruck holt n8n die Vorlage, füllt die Informationen aus, erstellt ein PDF und sendet es automatisch an den Kunden.
Ergebnis
Projekt-Updates: Kunden wissen, ohne zu fragen
Die häufigste Nachricht, die wir früher von Kunden bekamen, war "Wie ist der Projektstatus?"
Jetzt geht jeden Freitag um 10:00 Uhr ein automatischer Wochenbericht raus. Er zieht den Projektstatus aus Notion, listet auf, was diese Woche erledigt wurde und was für nächste Woche geplant ist, und erstellt eine personalisierte E-Mail für den Kunden.
Dank dieser Berichte kann ich meinem Chef Informationen geben, ohne nachfragen zu müssen.
— Einer unserer Kunden
Diesen Satz zu hören, machte alle unsere Bemühungen lohnenswert.
Was wir gelernt haben
Erstens: Perfekt ist der Feind von gut
Unsere ersten Automatisierungen waren einfach. Aber sie funktionierten. Mit etwas zu beginnen, das funktioniert, ist wichtiger als auf Perfektion zu warten.
Zweitens: Jede Automatisierung offenbart einen weiteren Bedarf
Dies ist eine endlose Reise, aber das Schöne daran ist: Mit jedem Schritt werden die Dinge ein bisschen einfacher.
Drittens: Menschen stehen immer noch im Mittelpunkt
Automatisierung übernimmt sich wiederholende Aufgaben und lässt Zeit für kreative Arbeit.
Sie sind dran
Wenn Sie dies lesen, haben Sie wahrscheinlich auch sich wiederholende Aufgaben, die Sie überfordern.
Ich bin neugierig: Was ist Ihre zeitaufwändigste, sich wiederholende Aufgabe? Welcher Prozess würde Ihr Leben erleichtern, wenn Sie ihn automatisieren würden?