"Terzi kendi söküğünü dikemez" diye bir laf vardır. Yıllardır yazılım sektöründe çalışırken bu lafın ne kadar doğru olduğunu defalarca gördüm. Başka şirketlere harika sistemler kurarken, kendi işlerimizi hala Excel tabloları ve yapışkan notlarla yürütürdük. Ta ki bir gün utanç verici bir şey olana kadar.
Utanç Verici Başlangıç
Geçen yıl bir müşteri adayından e-posta aldık. İletişim formumuzu doldurmuş, otomasyon çözümleri hakkında bilgi istiyordu. Formu doldurması ile bizim görmemiz arasında tam üç gün geçmişti. Üç gün. Otomasyon şirketi olarak üç gün.
Daha da kötüsü
O an aynaya bakmak zorunda kaldık. Başkalarının iş süreçlerini otomatikleştiren bir şirket olarak, kendi iş süreçlerimiz tamamen dağınıktı:
- Müşteri talepleri e-posta kutusunda kayboluyordu
- Teklifler her seferinde sıfırdan yazılıyordu
- Proje güncellemelerini müşterilere iletmeyi bazen unutuyorduk
İlk Adım: Kendi İlacımızı İçmek
Kararımızı verdik. Müşterilerimize sunduğumuz çözümleri önce kendimizde deneyecektik. Hem daha iyi anlayacaktık, hem de bu utanç verici durum bir daha yaşanmayacaktı.
n8n'i seçmemizin sebebi basitti: açık kaynaklı, esnek ve kendi sunucumuzda çalıştırabiliyorduk. Müşteri verilerimizin nerede olduğunu bilmek bizim için önemliydi.
Dürüst olmak gerekirse
İlk Otomasyon: İletişim Formu
İlk projemiz basit görünüyordu: Birisi iletişim formunu doldurduğunda otomatik bildirim alsak ve müşteri adayını bir tabloya kaydetesek.
Teoride 30 dakikalık iş. Pratikte? Üç gün uğraştık.
- Önce webhook'u yanlış kurduk
- Sonra Slack bildiriminde Türkçe karakterler bozuk çıktı
- Ardından Google Sheets bağlantısı nedense sadece geceleri çalışıyordu
Her sorunu çözdükçe yeni bir sorun çıkıyordu. Tam "bu iş olmayacak" diyecekken, üçüncü günün sonunda her şey çalışmaya başladı.
O anki his tarifsiz. Telefonuma Slack bildirimi düştü: "Yeni müşteri adayı: Mehmet Bey, e-ticaret sitesi için otomasyon istiyor." Aynı anda Google Sheets'e baktığımda kayıt oradaydı. Otomatik yanıt e-postası gitmişti bile.
Teklifler ve Faturalar: Saatler Yerine Dakikalar
İkinci projemiz teklif hazırlama süreciydi. Daha önce her teklifi sıfırdan yazıyorduk. En basit teklif bile 45 dakika alıyordu.
Şimdi süreç şöyle çalışıyor: Notion'daki müşteri kartına temel bilgileri giriyoruz. Bir düğmeye basınca n8n şablonu alıyor, bilgileri yerleştiriyor, PDF oluşturuyor ve müşteriye otomatik gönderiyor.
Sonuç
Proje Güncellemeleri: Müşteriler Artık Sormadan Biliyor
Eskiden müşterilerden en çok aldığımız mesaj "Proje ne durumda?" oluyordu.
Şimdi her cuma saat 10:00'da otomatik haftalık rapor gidiyor. Notion'daki proje durumunu çekiyor, bu hafta tamamlananları ve gelecek hafta planlananları listeliyor, müşteriye özel bir e-posta oluşturuyor.
Bu raporlar sayesinde patronuma sormadan bilgi verebiliyorum.
— Bir müşterimiz
Bu cümleyi duymak bütün uğraşlarımıza değdi.
Öğrendiğimiz Şeyler
Birincisi: Mükemmel düşmanı iyidir
İlk otomasyonlarımız cılızdı. Ama çalışıyorlardı. Mükemmeli beklemek yerine, çalışan bir şeyle başlamak önemli.
İkincisi: Her otomasyon başka bir ihtiyacı ortaya çıkarıyor
Bu bitmeyecek bir yolculuk ama güzel tarafı şu: Her adımda işler biraz daha kolaylaşıyor.
Üçüncüsü: İnsanlar hala merkezde
Otomasyon tekrarlayan işleri alıyor, yaratıcı işler için zaman bırakıyor.
Sıra Sizde
Bu yazıyı okuyorsanız muhtemelen sizin de boğazınıza kadar gelmiş tekrarlayan işleriniz vardır.
Merak ediyorum: Sizin en çok zaman alan, tekrarlayan işiniz ne? Hangi süreci otomatikleştirseniz hayatınız kolaylaşır?